La eficiencia en un Despacho de Arquitectura
09/10/2014
Autor: Miguel Ángel García Escobar
Es increíble la lentitud en la que los despachos de arquitectura trabajan, por lo menos en México.
Considero que esto pasa porque los encargados de diseño o de “producir” casi nunca están involucrados en la parte de las finanzas o administración de la oficina.
Una de las lecciones que se me quedó más grabada trabajando en un despacho fue sobre la ineficiencia. Es aplicable a muchos de los negocios de servicio, y es una de las causas de que muchos despachos o empresas o freelanceros no prosperen.
Un jefe una vez me dijo:
- ¿Cuánto te gusta que cobremos por este trabajo?
-Pues cómo $150,000.00
-¿Y si le quitas lo que nos gastamo en el render, la maqueta, el ingeniero y el permiso?
-Cómo unos 100,00.00 pesos
-Exacto, 100,000.00 pesos que sirven para pagar la oficina, el contador, el internet y demás, incluido tu sueldo. – Y continuó --Pero no es lo mismo ganar cien mil pesos en 6 meses, que ganarlo en dos meses. ¡Si lo hacemos en 6 meses no nos va a alcanzar, nunca!
-Entiendo
-¡Y nos conviene a todos! Hacerlo rápido es mejor para el ingeniero, es mejor para el de los renders, es mejor para el cliente, y como te digo, es mejor para nosotros.
El valor del tiempo sobre el dinero, algo que en las clases de finanzas me enseñaron, me hizo más sentido con esa sencilla explicación que con la clase. 100,000 pesos en seis meses es poco más de 15000 pesos al mes, el salario de un buen empleado nada más. 100,000 pesos en dos meses alcanza para más que eso.
¿Cómo hacer el despacho más eficiente?
Hasta ahorita las maneras que encontrado son las siguientes:
- Determinar cuál es el proceso de trabajo de la oficina
Si en la oficina no se sabe en qué parte del proceso va un proyecto, no podemos cobrarlo. Tenemos que determinar un esquema para determinar en % el proyecto. Dividirlo en etapas sencillas de recordar. De manera que podamos decir, sencillamente, llevamos un avance del 50%, o llevamos un avance del 70%.
Si sentimos que usar el porcentaje no funciona, podemos usar las etapas.
Vamos en la etapa de anteproyecto, todavía no podemos saltar a la ingeniería porque no se aprueba, puede ser una medida de avance.
El chiste es determinar las etapas de un proyecto para saber cuándo ya se ha saltado a la siguiente, y saber que se avanza. Estar obviamente consciente de cuánto dura cada etapa y tratar de respetar esos tiempos. Ej. Un proyecto estructural con todo y revisión no debe tardar más de 3 semanas.
- Usar el sistema de línea de producción
Henry Ford inventó la línea de producción por ahí del año 1900, un método que revolucionó la industria automovilística y que se permeó a muchísimas otras industrias. Sin embargo, muchos despachos de diseño aún no siguen esta práctica.
La línea de producción establece que un empleado haga una tarea específica, y eso hace que pueda aprender a realizarla de una manera más rápida y eficiente. Muchos despachos conozco en el que una sola persona hace el proyecto, la maqueta, el cruce de ingenierías. Es más eficiente si la persona hace una o dos actividades para todos los proyectos.
- Medir, medir, medir
Lo que se mide se administra.
Desafortunadamente, la gente se centra en realizar las tareas en las cuales les miden el desempeño. Creo que es una mala costumbre del sistema de educación escolarizada en el que vivimos, en donde si te medían con un examen, estudiabas las preguntas, o si el trabajo final tenía más valor, le dedico más tiempo a eso.
Medir los valores que deseamos mejorar, es lo que hace que la gente se aplique más.
Si mido el número de días sin tener un accidente en obra, el supervisor va a tratar de mantener ese número alto. Si mido de cerca la cantidad de dinero que se gasta un practicante en el material de la maqueta, va a tener ahorros significativos de dinero después de un tiempo de hacer maquetas porque mido su desempeño en base a eso. El chiste es definir qué métricas son las que más benefician la empresa en base al objetivo general.
- Estandarizar
Muchos procesos son repetitivos, y mucha de la experiencia adquirida con el tiempo puede verse reflejada con estándares. Si yo sé que los baños funcionan mejor con ciertas medidas, definir que el estándar de baños para la oficina serán así. O en el caso de los planos, tener un buen sistema de layers, blocks y cotas, para que nada más se replique en el siguiente proyecto, puede funcionar mejor. Si no requiero ciertos planos para construir, definir los planos que sí son importantes nada más.
Machotes y criterios definidos ayudan mucho a acelerar el proceso y reflejan la experiencia del despacho. Además de aumentar la eficiencia.
- Organización
El despacho o la empresa es un ente vivo. Siempre habrá empleados entrando y empleados que se van. La mejor manera de tener organización en la oficina es utilizar el criterio de que si un empleado llega, sepa exactamente dónde encontrar las cosas, y saber cómo se van a hacer.
La actividad de buscar cosas, es una pérdida de tiempo.
Si tengo un sistema de archivos, no complicar los nombres a plano A.1203, porque sólo las personas que llevan tiempo en el despacho saben que eso se refiere por ejemplo al plano de acabados. En cambio un nombre como ACA-01, me indica más.
Tener un espacio en donde siempre ira la papelería o las muestras, hacen que cuando un empleado nuevo llegue y pregunte por las muestras, sepa dónde encontrarlas.
Tener un sistema de archivos adecuado, que ayude a que las personas encuentren fácilmente la información sin estar batallando en saber si cierto archivo es último editado puede ayudar bastante a a hora de estar trabajando.
El sistema de archivos también aplica a elementos físicos. Nombres explícitos de qué es cadacarpeta, o cada caja hace que cuando la persona encargada no esté, los demás puedan dar solución a las cosas más fácilmente
Hay muchos procesos que son parte del flujo normal de un proyecto, y que muy difícilmente se pueden acelerar. Sin embargo sigo encontrando que hacer un despacho de arquitectura no sólo se trata de conseguir buenos proyectos, y hacer la mejor arquitectura posible. Hacer que un despacho funcione como empresa requiere actividades que no son propias de un arquitecto sino de un empresario. Ser eficiente, es una de ellas. Hay que hacer que las cosas sucedan.
Tom Sachs uno de los artistas que más admiro realizó un cortometraje para sus empleados, sobre las diez reglas que el tiene en su estudio, se llama "Ten Bullets" y es además un trabajo artístico muy bueno. Es una inspiración su forma ideología de cómo hacer funcionar su taller.